仕事のメモはどう管理する？

仕事をしていて、いつまでにこれをするといったタスクがあったり、打合せ議事録を取ったりなど、一口にメモといってもとても幅広いですね。これらは目的別に管理すべきなのか、はたまた分散しないよう一元管理すべきなのか、悩ましいところですね。最近はもはやアナログのノートは持たずに全てデジタルで管理する人も増えてきましたね。なるべく最新の方法を取り入れていきたいと思っていて、新しいサービスなどを試してみるのですが、どれも一長一短あって、しっくりくるものってなかなか無かったりします。で結局長続きせず元に戻ることに。まぁ基本アナログ人間みたいです。
仕事におけるメモの取り扱いについて、現時点での運用をご紹介します。

私のメモ運用方法

今の運用体制は、デイリータスクを管理するポケットサイズノートと、打ち合わせメモを残すA5リフィルノートの併用です。

デイリータスクノート

毎朝仕事前に今日はこれをやろうと決めるリストです。スケジュールは会社で共有されているので、先々の予定を見ながらざっくり考えます。これはToDoアプリなどデジタルで管理もできますし、その方が効率的という人もいると思いますが、私のこだわりは常に目の前にあって一日の流れが俯瞰できる状態を保つ、ということがしたくて、ポケットサイズのノートを使っています。これに手書きして、PCの横に開いて置いています。1つ完了したら線を引いて次へ。割り込みタスクや後で電話かけようとかもここに書き込んでいって定時内に終われそうか、優先度が低いものは翌日に後ろ倒ししたりと、書きながら頭の中を整理しています。こういうのってデジタルだとやりにくいのですよね。
このノートに書くルールとしては、バレットジャーナルの手法を取り入れています。バレットジャーナルの考え方には共感するところが多くて、手書き派にはもってこいです。書いて見返さないと記憶に残らない、すぐ忘れるタイプなんです（笑）

打ち合わせノート

このノートには会議や打ち合わせの履歴を残しておきます。打ち合わせの決定事項やアクションアイテムといったことに加えて、気づきや学びなども書き残しておきます。自分が議事録係であれば、PCに打ち込んでいきますが、その後でエッセンスはこのノートに書くようにしています。ノートのいいところはページをペラペラめくれば過去の打ち合わせ内容が目に入ってくることです。これがデジタルだと検索したりファイルを開いたり探しにいかないと見えないのですが、ノートであれば気軽に見返せるというメリットがあります。上でも書きましたが、見返すことで記憶に刻み込まれたり、新たな発見があったり、この効果を期待してアナログで残しています。
ノートはA5サイズの抜き差し可能なレフィルノートを使っています。普通のノートだと使い終わったら新しく一から始まり昨日のメモを見返したくても前のノートを見に行かなければならないですが、レフィルノートならある程度古いものは外してアーカイブしておけば常に直近何ヶ月分かは手元にある状態が保てるのがいいところです。
最近はWeb会議が増えましたね。PCの画面はほとんどWeb会議に専有されて、狭いすき間でチャットやメールをしていると、デジタルで取っていたメモを見るスペースがもはやない状況になります。そういう点でもPC外でさくさく見られるノートは便利です。

まとめ

何だかんだで結局手書きに帰ってきてしまうのですが、手書きのフリーさ、アクセスのしやすさ、書きなぐる感覚、絵や図がすぐ描けるというのは、PCではなかなか実現できないですね。近いのはタブレットですが、自由度はやはりかなわないです。デジタルなら古い情報でもすぐ見つけられるのはメリットですが、古い情報って特に最近の変化の激しい環境にあっては結構陳腐化してデジタルだろうがアナログだろうがほとんど参考にならないことが多くないですか？それならノートで見返せる期間でしっかり頭にたたき込んで血肉化して、その後は潔く捨てるくらいでないとノイズに埋もれてしまうんじゃないかなと思います。

以上、仕事メモの運用方法について、でした。